Semakin hari, kehidupan di kota-kota besar semakin 'hectic' saja alias semakin sibuk. Kondisi jalan yang terasa jadi kurang bersahabat, belum lagi kalau Anda seorang ibu, kondisi di rumah seringkali memerlukan Anda lebih banyak bersama si kecil.  Dan belakangan kondisi ini membuat banyak pekerja mulai  mempertimbangkan untuk bekerja di rumah dengan solusi virtual office alias kantor dunia maya.

Pada dasarnya kantor dunia maya adalah kantor yang tidak kasat mata, tapi di dalamnya ada  banyak kegiatan seperti layaknya perkantoran berbentuk fisik. Meskipun tidak berwujud, karyawan tetap bisa melakukan tugas kesehariannya tanpa harus nongkrong seharian di kantor. Manajer pun bisa melakukan koordinasi dan komunikasi alias briefing atau meeting dengan para karyawannya yang tersebar di berbagai tempat dengan memanfaatkan teknologi.  Semuanya tentu dengan memanfaatkan dunia maya atau internet sebagai medianya.

Untuk membuat kantor maya sendiri di rumah memang tidak banyak yang dibutuhkan. Syaratnya, Anda hanya perlu terhubung dalam komunikasi elektronik.

Sementara untuk mekanisme kerjanya cukup dengan :
1. Menyediakan komputer dan perlengkapan non-komputer.
2. Menyediakan jaringan internet untuk memudahkan akses informasi.
3. Menggunakan konferensi telepon atau video untuk kemudahan komunikasi.
4. Menjadwalkan pertemuan rutin.
5. Melakukan rutinitas kerja seperti biasa.

Bisa sewa
Kalau ingin punya kantor maya yang lebih prestisius, saat ini banyak perusahaan yang menyediakan jasa kantor dunia maya. Anda bisa menggunakan layanan ini karena kantor dunia maya ini juga menyewakan alamat dan lokasi kantor strategis sehingga Anda gampang untuk menemui para klien.

Kantor dunia maya ini umumnya dilengkapi berbagai fasilitas layaknya sebuah kantor profesional, seperti meeting room, internet cafe, internet access, cafe, lounge, printing, dan copier. Selain menyewakan alamat bisnis yang prestisius, kantor dunia maya juga biasanya menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon dan faks khusus dengan operator pribadi dan greeting sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Telepon masuk dari klien juga bisa ditransfer langsung ke nomor pribadi atau ponsel penyewa.

Dengan adanya konsep kantor maya ini, penghematan biaya kantor dimungkinkan, tapi profesionalitas Anda sebagai pelaku bisnis tetap terjaga. Lalu, berapa biaya sewanya ?
Memang berbeda-beda, tergantung perusahaan penyedia jasanya. Tapi, menurut beberapa informasi, ada yang mulai dari harga Rp. 350.000 per bulan. Penyewaan ini sudah pasti lebih efisien dibandingkan bila Anda harus mempunyai kantor sendiri yang lengkap dengan meeting room dan fasilitas lain.

Untung rugi
Selain tidak perlu bermacet ria, berkantor secara virtual akan memberikan lebih banyak waktu untuk karyawan melakukan kegiatan pribadi dan sosial. Lalu, untuk Anda yang tidak bisa meninggalkan rumah, bisa bekerja tanpa harus pergi ke kantor. Untuk  perusahaan, kantor maya bisa mengurangi biaya penyediaan fasilitas kantor, seperti ruangan, furniture, AC dan peralatan kantor.  Tapi meskipun begitu, virtual office juga tetap punya kekurangan.

Pertama, kantor maya tidak mengenal jam kerja ataupun lembur. Seluruh waktu yang ada adalah jam kerja sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja sudah selesai. Hal ini tentu bisa menyita waktu bersama keluarga di rumah.
Kedua, ketidakberadaan di kantor resmi biasanya membuat karyawan kurang mempunyai rasa punya terhadap perusahaan. Sebab, jarang terjadi tatap muka antara pimpinan dan karyawannya.
Ketiga, kantor dunia maya membuat tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang karena banyak pekerjaan bisa dilakukan oleh komputer ataupun perusahaan penyedia layanan kantor maya.

Tapi yang jelas, Virtual Office is not a bad idea for these days, hence its a solution. (YZ)